5L- S2- Admin Executive

အုပ်ချုပ်ရေးအမှုဆောင် (Admin Executive) 

၁။ တာဝန်များနှင့် တာဝန်ယူမှုများ:

• နေ့စဉ်ရုံးအုပ်ချုပ်မှုတာဝန်များကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း။
• အစည်းအဝေးများ၊ ခန့်မှန်းချက်များနှင့် အမှုဆောင်အချိန်ဇယားများကို စီစဉ်ခြင်း။
• မှတ်တမ်းများ၊ အစီရင်ခံစာများနှင့် ဒေတာများကို စနစ်တကျ ထိန်းသိမ်းခြင်း။
• ရုံးသုံးပစ္စည်းများ၊ ဝယ်ယူမှုများနှင့် ပေးသွင်းသူဆက်ဆံရေးများကို ကိုင်တွယ်ခြင်း။
• ရုံးမူဝါဒများနှင့် ကုမ္ပဏီလမ်းညွှန်ချက်များနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန် သေချာစေရန်။
• စာရွက်စာတမ်းများ၊ တင်ပြချက်များနှင့် အစီရင်ခံစာများကို ပြင်ဆင်ပေးခြင်း။
• ရုံးအသုံးစရိတ်များကို စောင့်ကြည့်ခြင်းနှင့် ငွေကြေးမှတ်တမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။
• ရုံးလုပ်ငန်းများကို စနစ်တကျ ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်နှင့် အုပ်ချုပ်ရေးပြဿနာများကို ဖြေရှင်းပေးခြင်း။
• လျှို့ဝှက်သတင်းအချက်အလက်များကို ပရော်ဖက်ရှင်နယ်နည်းဖြင့် ကိုင်တွယ်ခြင်း။
• ရုံးဖြစ်ရပ်များ၊ အဖွဲ့အစည်းလှုပ်ရှားမှုများနှင့် ကုမ္ပဏီအစည်းအဝေးများကို စီစဉ်ခြင်း။
• ကားပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုကို စောင့်ကြည့်ခြင်း:
  • ကုမ္ပဏီကားများအတွက် ပုံမှန်ထိန်းသိမ်းမှုကို စီစဉ်ခြင်း။
• • ကားပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုမှတ်တမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။
  • ကားများသည် ကောင်းမွန်သောအခြေအနေတွင်ရှိပြီး လုံခြုံရေးစံနှုန်းများနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန် သေချာစေရန်။
• နှစ်စဉ်လိုင်စင်နှင့် အာမခံဝယ်ယူခြင်းနှင့် သက်တမ်းတိုးခြင်းကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း:
• • လိုင်စင်နှင့် အာမခံမူဝါဒများအတွက် သက်တမ်းကုန်ဆုံးရက်များကို စောင့်ကြည့်ခြင်း။
  • သက်တမ်းတိုးခြင်းလုပ်ငန်းစဉ်ကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း။
  • လိုင်စင်နှင့် အာမခံစာရွက်စာတမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။

၂။ ပညာရေး

• စီးပွားရေးစီမံခန့်ခွဲမှု၊ စီမံခန့်ခွဲမှု သို့မဟုတ် ဆက်စပ်နယ်ပယ်တွင် ဘွဲ့ရ

၃။ အတွေ့အကြုံ

• အုပ်ချုပ်ရေးအမှုဆောင်၊ အုပ်ချုပ်ရေးအရာရှိ သို့မဟုတ် ဆင်တူရာထူးတွင် အတွေ့အကြုံရှိရမည်။
• စီမံခန့်ခွဲမှုနှင့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုကျွမ်းကျင်မှု။
• ဆက်သွယ်ရေးနှင့် လူမှုဆက်ဆံရေးကျွမ်းကျင်မှု။
• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ကျွမ်းကျင်မှု။
• အလုပ်များကို အစီအစဉ်တကျ ဆောင်ရွက်နိုင်စွမ်းနှင့် ဦးစားပေးနိုင်စွမ်း။
• ရုံးစီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းစဉ်

၄။ အဓိက စွမ်းဆောင်ရည်ညွှန်းကိန်းများ (KPIs)

• ရုံးလုပ်ငန်းများနှင့် အုပ်ချုပ်ရေးတာဝန်များကို ထိရောက်စွာ စီမံခန့်ခွဲနိုင်စွမ်း။
• မှတ်တမ်းများနှင့် အစီရင်ခံစာများကို တိကျစွာနှင့် အချိန်မီ ထိန်းသိမ်းနိုင်စွမ်း။
• အစည်းအဝေးများနှင့် အချိန်ဇယားများကို ထိရောက်စွာ စီစဉ်နိုင်စွမ်း။
• ရုံးမူဝါဒများနှင့် လမ်းညွှန်ချက်များနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန်။
• ရုံးသုံးပစ္စည်းများနှင့် ဝယ်ယူမှုများကို စရိတ်သက်သာစွာ စီမံခန့်ခွဲနိုင်စွမ်း။
• ရုံးဖြစ်ရပ်များနှင့် လှုပ်ရှားမှုများကို အောင်မြင်စွာ စီစဉ်နိုင်စွမ်း။

1.Roles & Responsibilities:

• Oversee and manage daily office administration tasks.
• Coordinate meetings, appointments, and executive schedules.
• Maintain organized records, reports, and databases.
• Handle procurement, office supplies, and vendor relationships.
• Ensure compliance with office policies and company guidelines.
• Assist in document preparation, presentations, and reports.
• Monitor office expenses and maintain financial records.
• Ensure smooth office operations and resolve administrative issues.
• Coordinate office events, team activities, and corporate meetings.
• Oversee car maintenance and repair:
  • Schedule regular maintenance for company vehicles.
  • Coordinate with service providers for repairs.
  • Maintain records of vehicle maintenance and repair history.
  • Ensure vehicles are in good working condition and comply with safety standards.
• Manage annual license and insurance renewals:
  • Track expiration dates for vehicle licenses and insurance policies.
  • Coordinate the renewal process to ensure timely updates.
  • Maintain records of licenses and insurance documents.
  • Ensure compliance with legal and regulatory requirements.

2. Education

• Bachelor's degree in business administration, Management, or a related field (preferred).

3. Experience

• Proven experience as an Admin Executive, Administrative Officer, or similar role.
• Strong organizational and time-management skills.
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ability to multitask and prioritize work effectively.
• Attention to detail and problem-solving skills.

4. Key Performance Indicators (KPIs)

• Efficiency in managing office operations and administrative tasks.
• Accuracy and timeliness in maintaining records and reports.
• Effectiveness in coordinating meetings and schedules.
• Compliance with office policies and procedures.
• Quality of support provided to HR functions and other departments.
• Responsiveness in handling correspondence and internal communications.
• Cost-effectiveness in managing office supplies and procurement.