7aL- M3- Procurement Supervisor

Key Duties & Responsibilities အဓိက တာဝန်များနှင့် ဝတ္တရားများ

1. Based on the approved business plan, prepare and issue Purchase Orders and request Proforma Invoices from suppliers.

   အတည်ပြုထားသော စီးပွားရေးအစီအစဉ်အပေါ် မူတည်၍ Purchase Order များထုတ်ပေးခြင်းနှင့် Supplier များထံမှ Proforma Invoice များတောင်းခံခြင်းကို ဆောင်ရွက်ရပါသည်။
   
   

2. Review and verify suppliers’ Proforma Invoices and coordinate with the import team for Import License applications.

   Supplier များ၏ Proforma Invoice များကို စစ်ဆေးပြီး Import Team နှင့် ပူးပေါင်းကာ Import License လျှောက်ထားရေးကို ဆောင်ရွက်ရပါသည်။
   
   

3. Track, monitor, and follow up on payment processes to expedite the overall purchasing cycle.

   ငွေပေးချေမှု လုပ်ငန်းစဉ်များကို စောင့်ကြည့်လိုက်နာပြီး ဝယ်ယူရေးလုပ်ငန်းစဉ်ကို အမြန်ဆုံး ဆောင်ရွက်နိုင်ရန် အထောက်အကူပြုရပါသည်။
   
   

4. Monitor the validity and compliance of FDA certificates and Import Licenses for each shipment.

   တင်သွင်းမည့် Shipment တစ်ခုချင်းစီအတွက် FDA Certificate နှင့် Import License သက်တမ်းနှင့် လိုက်နာမှုကို စောင့်ကြည့်ရပါသည်။
   
   

5. Issue Shipping Instructions to suppliers and/or forwarders once cargo readiness is confirmed.

   ကုန်ပစ္စည်း အဆင်သင့်ဖြစ်လာသောအခါ Supplier သို့မဟုတ် Forwarder များထံ Shipping Instruction ပေးပို့ရပါသည်။
   
   

6. Advise suppliers to apply for Form D or Form E to reduce customs duties and follow up on shipping documents before cargo arrival.

   အခွန်လျော့ချပေးနိုင်ရန် Supplier များအား Form D သို့မဟုတ် Form E လျှောက်ထားရန် အကြံပြုပေးပြီး Cargo မရောက်မီ Shipping Documents များကို လိုက်နာစစ်ဆေးရပါသည်။
   
   

7. Prepare cost comparisons of available shipment modes and submit analysis reports to the Head of Department.

   ပို့ဆောင်ရေးနည်းလမ်းအမျိုးမျိုး၏ ကုန်ကျစရိတ်ကို နှိုင်းယှဉ်သုံးသပ်ပြီး အစီရင်ခံစာများကို ဌာနအကြီးအကဲထံ တင်ပြရပါသည်။
   
   

8. Establish and maintain effective working relationships with suppliers, forwarders, and customs brokers to ensure timely delivery.

   Supplier၊ Forwarder နှင့် Customs Broker များနှင့် ဆက်ဆံရေးကောင်းမွန်စွာ ထိန်းသိမ်းကာ အချိန်မီပို့ဆောင်နိုင်ရေးကို သေချာစေရပါသည်။
   
   

9. Update shipment status accurately in the system (Odoo) to ensure proper information flow and transparency.

   Shipment အခြေအနေများကို Odoo စနစ်တွင် မှန်ကန်စွာ Update ပြုလုပ်ကာ သတင်းအချက်အလက်စီးဆင်းမှုကို ထိန်းသိမ်းရပါသည်။
   
   

10. Coordinate with vendors to report damaged goods or packing discrepancies and initiate claim processes when necessary.

    ကုန်ပစ္စည်းပျက်စီးမှု သို့မဟုတ် Packing List မကိုက်ညီမှုများရှိပါက Supplier များကို အကြောင်းကြားပြီး Claim Process ကို စတင်ဆောင်ရွက်ရပါသည်။
    
    

11. Monitor inventory levels and collaborate with relevant departments to prevent stock shortages or excess inventory.

    Stock ပြတ်လပ်မှု သို့မဟုတ် ပိုလွန်စုပုံမှု မဖြစ်စေရန် Inventory Level များကို စောင့်ကြည့်ပြီး သက်ဆိုင်ရာဌာနများနှင့် ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်ရပါသည်။
    
    

12. Ensure compliance with company procurement policies, internal procedures, and applicable legal and regulatory requirements.

    ကုမ္ပဏီ၏ Procurement Policy၊ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများနှင့် သက်ဆိုင်ရာ ဥပဒေ၊ စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းများကို လိုက်နာစေရန် သေချာစေရပါသည်။
    
    

13. Prepare procurement-related reports, including cost analysis, shipment status, and supplier performance reviews.

    ကုန်ကျစရိတ်ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာမှု၊ Shipment အခြေအနေများနှင့် Supplier Performance ဆိုင်ရာ အစီရင်ခံစာများကို ပြုစုရပါသည်။
    
    

14. Identify opportunities for cost savings, efficiency improvement, and process optimization within procurement operations.

    ဝယ်ယူရေးလုပ်ငန်းစဉ်အတွင်း ကုန်ကျစရိတ်လျှော့ချနိုင်မှုနှင့် လုပ်ငန်းထိရောက်မှု တိုးတက်စေရန် အခွင့်အလမ်းများကို ရှာဖွေတင်ပြရပါသည်။
    
    

15. Assist in resolving procurement-related issues such as delivery delays, quality discrepancies, and invoice disputes.

    ပို့ဆောင်ရေးနှောင့်နှေးမှု၊ အရည်အသွေးမကိုက်ညီမှုနှင့် Invoice ဆိုင်ရာ ပြဿနာများကို ဖြေရှင်းရာတွင် အထောက်အကူပြုရပါသည်။
    
    
    

Required Qualifications လိုအပ်သော အရည်အချင်းများ

1. Education ပညာရေးအရည်အချင်း

• Bachelor’s degree, additional Certificate in Supply Chain Management, Logistics, International Trade, or a related field.

2. Professional Experience လုပ်ငန်းအတွေ့အကြုံ

• Minimum 2–3 years of experience in procurement, purchasing, import/export coordination, or supply chain operations.

  ဝယ်ယူရေး၊ တင်သွင်း/တင်ပို့ရေး ညှိနှိုင်းမှု သို့မဟုတ် Supply Chain လုပ်ငန်းများတွင် အနည်းဆုံး အတွေ့အကြုံ ၃–၅ နှစ် ရှိရပါမည်။

• Prior supervisory or team coordination experience is preferred.

  အဖွဲ့ခေါင်းဆောင်မှု သို့မဟုတ် အဖွဲ့ညှိနှိုင်းမှု အတွေ့အကြုံရှိပါက ပိုမိုဦးစားပေးပါမည်။

• Maintains professionalism and composure when dealing with pressure, delays, or unexpected changes.
  ဖိအားများ၊ နှောင့်နှေးမှုများ သို့မဟုတ် မမျှော်လင့်ထားသော အပြောင်းအလဲများကို ကြုံတွေ့ရသည့်အခါ ပရော်ဖက်ရှင်နယ်အဖြစ် အေးဆေးတည်ငြိမ်စွာ ကိုင်တွယ်နိုင်ရပါမည်။
• Demonstrates a strong sense of urgency while maintaining accuracy and control.
  အလုပ်လုပ်ရာတွင် အရေးပေါ်ခံစားချက်ရှိသော်လည်း မှန်ကန်မှုနှင့် ထိန်းချုပ်မှုကို မပျက်မကွက် ထိန်းသိမ်းနိုင်ရပါမည်။

3. Technical & Functional Knowledge နည်းပညာနှင့် လုပ်ငန်းပိုင်းဆိုင်ရာ ဗဟုသုတ

• Strong knowledge of procurement processes, import documentation, shipping terms (Incoterms), and customs clearance procedures.

  ဝယ်ယူရေးလုပ်ငန်းစဉ်များ၊ Import စာရွက်စာတမ်းများ၊ Shipping Terms (Incoterms) နှင့် Customs Clearance လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများကို ကောင်းစွာ နားလည်ထားရပါမည်။

• Familiarity with FDA registration, Import License application, and regulatory compliance is required.

  FDA မှတ်ပုံတင်ခြင်း၊ Import License လျှောက်ထားခြင်းနှင့် စည်းမျဉ်းစည်းကမ်း လိုက်နာမှုများကို နားလည်ထားရပါမည်။

• Experience using ERP systems (preferably Odoo), for procurement, inventory, and shipment tracking and Advanced Excel is a plus.

  ERP စနစ်များ (အထူးသဖြင့် Odoo) ကို အသုံးပြု၍ ဝယ်ယူရေး၊ Inventory နှင့် Shipment များကို စောင့်ကြည့်နိုင်ရပါမည်။

• Ability to prepare cost comparisons, shipment analysis, procurement reports, and supplier performance evaluations.

  ကုန်ကျစရိတ် နှိုင်းယှဉ်မှု၊ Shipment ခွဲခြမ်းစိတ်ဖြာမှု၊ Procurement အစီရင်ခံစာများနှင့် Supplier Performance သုံးသပ်ချက်များကို ပြုလုပ်နိုင်ရပါမည်။

• Strong attention to detail and documentation accuracy.

  အသေးစိတ်အချက်အလက်များကို အလေးထားပြီး စာရွက်စာတမ်းများကို မှန်ကန်စွာ ပြုလုပ်နိုင်ရပါမည်။

• Good communication skills in English and Myanmar for dealing with overseas suppliers and internal teams.

  ပြည်ပ Supplier များနှင့် အဖွဲ့အစည်းအတွင်း ဆက်သွယ်ရန် အင်္ဂလိပ်နှင့် မြန်မာဘာသာကို ကောင်းစွာ အသုံးပြုနိုင်ရပါမည်။

• Ability to coordinate effectively with suppliers, forwarders, customs brokers, finance, and warehouse teams.

  Supplier၊ Forwarder၊ Customs Broker၊ Finance နှင့် Warehouse အဖွဲ့များနှင့် ထိရောက်စွာ ပူးပေါင်းညှိနှိုင်းနိုင်ရပါမည်။

• Shows a collaborative mindset and works effectively with cross-functional teams.
  ဌာနအမျိုးမျိုးနှင့် ပူးပေါင်းဆောင်ရွက်လိုသော စိတ်ထားရှိပြီး အဖွဲ့လိုက်လုပ်ကိုင်နိုင်ရပါမည်။
• Communicates clearly, respectfully, and assertively with suppliers, forwarders, and internal stakeholders.
  Supplier၊ Forwarder နှင့် အဖွဲ့အစည်းအတွင်း ဆက်သွယ်ရာတွင် လေးစားမှုရှိစွာ၊ ရှင်းလင်းပြတ်သားစွာ ဆက်သွယ်နိုင်ရပါမည်။

• Strong understanding of procurement policies, internal controls, and audit requirements.

  Procurement Policy များ၊ Internal Control များနှင့် Audit လိုအပ်ချက်များကို နားလည်ထားရပါမည်။

• High integrity, accountability, and ability to handle confidential procurement information.

  ကိုယ်ကျင့်တရားကောင်းမွန်ပြီး တာဝန်ယူမှုရှိကာ လျှို့ဝှက်ထားရမည့် Procurement အချက်အလက်များကို စနစ်တကျ ကိုင်တွယ်နိုင်ရပါမည်။

• Well-organized, proactive, and able to work under pressure to meet deadlines.

  အစီအစဉ်တကျ လုပ်ကိုင်နိုင်ပြီး ဖိအားအောက်တွင် အချိန်မီ ဆောင်ရွက်နိုင်ရပါမည်။

• Problem-solving mindset with a continuous improvement attitude.

  ပြဿနာဖြေရှင်းနိုင်စွမ်းရှိပြီး အမြဲတိုးတက်အောင် လုပ်ဆောင်လိုသော စိတ်ထားရှိရပါမည်။

• Maintains strong ownership and accountability for assigned tasks, outcomes, and deadlines.
  ပေးအပ်ထားသော တာဝန်များ၊ ရလဒ်များနှင့် အချိန်ကန့်သတ်ချက်များအပေါ် ကိုယ်ပိုင်တာဝန်ယူမှု အပြည့်အဝရှိရပါမည်။