Providing Service & Spare Parts under Warranty

providing Service & Spare Parts under Warranty

(English & Myanmar Dual Language)

📖 1. Reading Material (A4 Format)

Module Title

Providing Service & Spare Parts under Warranty

အာမခံအောက်တွင် ဝန်ဆောင်မှုနှင့် အပိုပစ္စည်းများပေးခြင်း

Learning Objectives (အမြင်ရည်မှန်းချက်များ)

By the end of this module, learners will be able to:

• Understand the warranty policy and verification process.

• Apply the correct procedure when handling warranty requests.

• Provide timely service, support, and spare parts under warranty.

• Record customer acknowledgement after corrective actions.

သင်တန်းပြီးဆုံးချိန်တွင် သင်တန်းသားများသည် -

• အာမခံမူဝါဒနှင့် စိစစ်ခြင်းလုပ်ငန်းစဉ်ကို နားလည်နိုင်မည်။

• အာမခံ တောင်းဆိုမှုများကို စနစ်တကျ ကိုင်တွယ်နိုင်မည်။

• အချိန်မှန်အတိုင်း အာမခံအောက် ဝန်ဆောင်မှု၊ အထောက်အပံ့နှင့် အပိုပစ္စည်းများ ပေးနိုင်မည်။

• ပြုပြင်ဆောင်ရွက်ပြီးနောက် ဧည့်သည် အသိအမှတ်ပြုချက်ကို မှတ်တမ်းတင်နိုင်မည်။                                                                                                         

• Process Flow (လုပ်ငန်းစဉ်)

• 1. Verify Warranty Request
     Service Manager or Area Manager verifies if the request follows the Warranty Policy.
     အာမခံ တောင်းဆိုမှု စိစစ်ခြင်း
     ဝန်ဆောင်မှုမန်နေဂျာ သို့မဟုတ် ဧရိယာမန်နေဂျာမှ တောင်းဆိုမှုသည် အာမခံမူဝါဒနှင့် ကိုက်ညီမညီ စိစစ်ပါသည်။

  2. Check Service Installation Date & Report
     Confirm the installation/service date and related service report.
     တပ်ဆင်ချိန်နောက်ဆုံးနည်းနည်း အစီရင်ခံစာစိစစ်ခြင်း
     တပ်ဆင်ချိန်၊ ဝန်ဆောင်မှုအစီရင်ခံစာများကို စိစစ်အတည်ပြုပါ။

  3. Provide Service & Spare Parts
     If the warranty is valid, provide the required service, support, and spare parts.
     ဝန်ဆောင်မှုနှင့် အပိုပစ္စည်းပေးခြင်း
     အာမခံ သက်ဆိုင်ပါက လိုအပ်သော ဝန်ဆောင်မှု၊ အထောက်အပံ့နှင့် အပိုပစ္စည်းများ ပေးပါ။

  4. Record Customer Acknowledgement
     After corrective action, record customer confirmation and satisfaction.
     ဧည့်သည် အသိအမှတ်ပြုချက် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း
     ပြန်လည်ပြုပြင်ပြီးနောက် ဧည့်သည် မှာ အတည်ပြုပြီး အဆင်ပြေမှုကို မှတ်တမ်းတင်ပါ။

Best Practices (အကောင်းဆုံးလေ့ကျင့်မှုများ)

• • Always communicate clearly with customers.

  • Ensure spare parts are genuine and from authorized suppliers.

  • Document all actions in the service record.

  • Follow company safety and quality standards.

အကောင်းဆုံး လေ့ကျင့်မှုများ

• • ဧည့်သည်နှင့် အမြဲတမ်း ပွင့်လင်း သေချာစွာ ဆက်သွယ်ပါ။

  • အပိုပစ္စည်းများကို တရားဝင်ကုမ္ပဏီထံမှ ယူသုံးပါ။

  • ပြုလုပ်ခဲ့သည့် အဆင့်တိုင်းကို မှတ်တမ်းတင်ပါ။

  • ကုမ္ပဏီ၏ အရည်အသွေးနှင့် လုံခြုံရေးစံနှုန်းများကို လိုက်နာပါ။

📌 2. FAQs (Frequently Asked Questions)

• 1.Q: What documents are needed to verify a warranty request?
  A: Service installation report, purchase invoice, and warranty card.
  မေး - အာမခံစိစစ်ရန် မလိုအပ်သောစာတမ်းများက ဘာတွေလဲ?
  ဖြေ - တပ်ဆင်မှုအစီရင်ခံစာ၊ ဝယ်ယူဘောက်ချာ၊ အာမခံကဒ်။

• 2.Q: Who approves warranty requests?
  A: Service Manager or Area Manager.
  မေး - အာမခံတောင်းဆိုမှုကို အတည်ပြုသူမည်သူလဲ?
  ဖြေ - ဝန်ဆောင်မှုမန်နေဂျာ သို့မဟုတ် ဧရိယာမန်နေဂျာ။

• 3.Q: What happens if the warranty is expired?
  A: Service is chargeable; spare parts provided at customer’s cost.
  မေး - အာမခံပြီးသွားပါက ဘာဖြစ်မလဲ?
  ဖြေ - ဝန်ဆောင်မှုအတွက် ကောက်ခံပြီး အပိုပစ္စည်းများကို ဧည့်သည်ထံမှ ငွေပေးချေရမည်။

• 4.Q: How is customer acknowledgement recorded?
  A: By signed service report or digital confirmation.
  မေး - ဧည့်သည် အသိအမှတ်ပြုချက်ကို ဘယ်လို မှတ်တမ်းတင်သလဲ?
  ဖြေ - လက်မှတ်ရေးထိုးထားသော ဝန်ဆောင်မှုအစီရင်ခံစာ သို့မဟုတ် ဒစ်ဂျစ်တယ်အတည်ပြုချက်ဖြင့်။

• 5.Q: What if spare parts are not available immediately?
  A: Inform the customer, order the part, and provide estimated delivery.
  မေး - အပိုပစ္စည်းမရှိသေးပါက ဘာလုပ်မလဲ?
  ဖြေ - ဧည့်သည်ကို အသိပေးပြီး အပိုပစ္စည်းမှာယူပါ။ ခန့်မှန်းပေးပို့ချိန်ကို အကြိုပြောပါ။

• 6.Q: Can warranty cover misuse or accidents?
  A: No, warranty does not cover misuse, negligence, or accidents.
  မေး - အာမခံသည် မမှန်ကန်အသုံးပြုခြင်း သို့မဟုတ် အကိစ္စအလို့ငှာကို ကာကွယ်နိုင်မလား?
  ဖြေ - မဟုတ်ပါ၊ အာမခံသည် မမှန်ကန်အသုံးပြုခြင်း၊ အလျစ်အလျူမူ၊ သဘာဝအန္တရာယ်များကို မဖုံးအုပ်ပါ။

• 7.Q: How long is the standard warranty period?
  A: Depends on product type, usually 1 year.
  မေး - ပုံမှန်အာမခံကာလ ဘယ်လောက်လဲ?
  ဖြေ - ထုတ်ကုန်အမျိုးအစားအလိုက် မတူပါ၊ ပုံမှန်အားဖြင့် တစ်နှစ်။

• 8.Q: Who pays for transportation of spare parts under warranty?
  A: The company bears transportation cost if within warranty.
  မေး - အာမခံအောက် အပိုပစ္စည်း ပို့ဆောင်မှုကို မည်သူက ငွေချေရမလဲ?
  ဖြေ - အာမခံသက်တမ်းအတွင်း ကုမ္ပဏီက ငွေချေရမည်။

• 9.Q: Can a customer request replacement instead of repair?
  A: Yes, if covered by policy and product is non-repairable.
  မေး - ဧည့်သည် ပြုပြင်ခြင်းမ बदလ၊ အစားထိုးပစ္စည်း တောင်းနိုင်မလား?
  ဖြေ - ပစ္စည်းပြုပြင်မရနိုင်ပါက၊ မူဝါဒအတိုင်း အစားထိုးပေးနိုင်ပါသည်။

• 10.Q: What should be done if a customer disputes warranty validity?
  A: Escalate to higher management with documented evidence.
  မေး - ဧည့်သည်အာမခံကို ငြင်းဆိုပါက ဘာလုပ်မလဲ?
  ဖြေ - စာတမ်းအထောက်အထားနှင့်အတူ အဆင့်မြင့် မန်နေဂျာထံ တင်ပြပါ။