Tender PO and Payment Process
1. Introduction | မိတ်ဆက်
After a tender process is completed and a winning bidder is selected, the next steps are issuing a Purchase Order (PO) and managing the payment process. A PO is a formal document that authorizes a supplier to provide goods or services under agreed terms. The payment process ensures suppliers receive timely and accurate payments based on contractual obligations.
တင်ဒါလုပ်ငန်းစဉ်ပြီးဆုံးပြီး အနိုင်ရသူကို ရွေးချယ်ပြီးနောက် အဆင့်တစ်ခုမှာ ဈေးဝယ်စာအမိန့် (Purchase Order – PO) ထုတ်ပြန်ခြင်း နှင့် ငွေပေးချေမှုလုပ်ငန်းစဉ် ဖြစ်သည်။ PO သည် ပေးသွင်းသူအား သဘောတူညီ ထားသည့် စည်းမျဉ်းစည်းကမ်းများအတိုင်း ကုန်ပစ္စည်း သို့မဟုတ် ဝန်ဆောင်မှုများ ပေးသွင်းရန် အတိအလက် ပြုသည့် တရားဝင်စာတမ်းတစ်စောင် ဖြစ်သည်။ ငွေပေးချေမှုလုပ်ငန်းစဉ်သည် စာချုပ်အတိုင်း အချိန်မီနှင့် တိကျစွာ ငွေပေးချေခံယူနိုင်ရန် သေချာစေသည်။
2. Key Steps of PO & Payment Process | အခြေခံအဆင့်များ
1. Contract Finalization – Agreement is signed after tender award.
စာချုပ်ပြီးမြောက်ခြင်း – တင်ဒါအနိုင်ရပြီးနောက် စာချုပ်ချုပ်ဆိုခြင်း။
2. Issuance of PO – A formal PO is sent to the supplier.
PO ထုတ်ပြန်ခြင်း – ပေးသွင်းသူထံသို့ တရားဝင် PO ပေးပို့ခြင်း။
3. Acknowledgment by Supplier – Supplier accepts PO and prepares for delivery.
ပေးသွင်းသူအတည်ပြုခြင်း – ပေးသွင်းသူက PO ကို လက်ခံပြီး ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှုများ အဆင်သင့်ပြုခြင်း။
4. Delivery of Goods/Services – Supplier provides goods/services as per PO.
ကုန်ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှု ပေးပို့ခြင်း – PO အတိုင်း ပေးသွင်းခြင်း။
5. Invoice Submission – Supplier issues invoice for payment.
Invoice တင်သွင်းခြင်း – ပေးသွင်းသူက ငွေတောင်းခံလွှာ ထုတ်ပေးခြင်း။
6. Verification – Buyer verifies delivery against PO and contract terms.
စိစစ်အတည်ပြုခြင်း – ဝယ်သူက PO နှင့် စာချုပ်စည်းမျဉ်းများအတိုင်း ပေးပို့မှုကို စိစစ်ခြင်း။
7. Payment Authorization – Finance department approves payment.
ငွေပေးချေ အတည်ပြုခြင်း – ငွေကြေးဌာနမှ ငွေပေးချေမှုကို အတည်ပြုခြင်း။
8. Payment Execution – Supplier receives agreed payment.
ငွေပေးချေ ဆောင်ရွက်ခြင်း – ပေးသွင်းသူက သဘောတူညီထားသည့် ငွေပေးချေမှုကို လက်ခံရရှိခြင်း။
3. Importance of PO & Payment Process | အရေးကြီးမှု
· Ensures suppliers deliver only authorized goods/services.
ပေးသွင်းသူများသည် ခွင့်ပြုထားသော ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှုများကိုသာ ပေးသွင်းစေသည်။
· Prevents fraud and miscommunication.
လိမ်လည်မှုနှင့် ဆက်သွယ်ရေးမမှန်မှုများကို ကာကွယ်ပေးသည်။
· Guarantees suppliers are paid correctly and on time.
ပေးသွင်းသူများအား တိကျမှန်ကန်ပြီး အချိန်မီ ငွေတိတိကျကျ ပေးချေသေချာစေသည်။
· Improves trust between buyers and suppliers.
ဝယ်သူနှင့် ပေးသွင်းသူ အကြား ယုံကြည်မှု တိုးတက်စေသည်။
FAQs with Answers (10)
|
No. |
Question |
Answer |
|
1 |
What is a Purchase Order (PO)? ဈေးဝယ် အမှာစာ ဆိုတာ ဘာလဲ? |
A formal document authorizing a supplier to provide goods or services. ပေးသွင်းသူအား ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှုများ ပေးသွင်းရန် အတည်ပြုသည့် တရားဝင်စာတမ်းဖြစ်သည်။ |
|
2 |
Why is a PO important? PO အရေးကြီးတဲ့အကြောင်းရင်းကဘာလဲ? |
It clearly defines requirements, quantity, price, and terms. လိုအပ်ချက်၊ အရေအတွက်၊ ဈေးနှုန်းနှင့် စည်းမျဉ်း စည်းကမ်းများကို တိကျစွာ သတ်မှတ်ပေးသည်။ |
|
3 |
When is a PO issued? PO ကို ဘယ်အချိန်ထုတ်ပေးသလဲ? |
After contract signing and before goods/service delivery. စာချုပ်ချုပ်ဆိုပြီးနောက်၊ ပစ္စည်း/ဝန်ဆောင်မှု ပေးပို့မတိုင်မီ ထုတ်ပေးသည်။ |
|
4 |
Who issues the PO? PO ကို ဘယ်သူ ထုတ်ပေးသလဲ? |
The buyer or procuring organization. ဝယ်သူ သို့မဟုတ် ဝယ်ယူရေးအဖွဲ့မှ ထုတ်ပေးသည်။ |
|
5 |
What happens if there is no PO? PO မရှိခဲ့ရင် ဘာတွေဖြစ်နိုင်သလဲ? |
Unauthorized delivery may occur, leading to disputes. PO မရှိပါက ခွင့်မပြုသော ပေးပို့မှုဖြစ်နိုင်ပြီး အငြင်းပွားမှုများ ဖြစ်ပေါ်နိုင်သည်။ |
|
6 |
What is an invoice? ငွေတောင်းခံလွှာ ဆိုတာဘာလဲ? |
A bill issued by the supplier requesting payment. ပေးသွင်းသူမှ ငွေတောင်းခံသည့် စာတမ်းဖြစ်သည်။ |
|
7 |
How is payment authorized? ငွေပေးချေမှုကို ဘယ်လို အတည်ပြုသလဲ? |
By verifying goods/services delivered against PO and contract. PO နှင့် စာချုပ်အတိုင်း ပေးပို့မှုကို စိစစ်ပြီး ငွေပေးချေမှုကို အတည်ပြုသည်။
|
|
8 |
What are common payment methods? အများဆုံး သုံးကြသည့် ငွေပေးချေမှုနည်းလမ်းတွေက ဘာတွေလဲ? |
Bank transfer, cheque, electronic payment. ဘဏ်လွှဲခြင်း၊ ချက်လက်မှတ်၊ အီလက်ထရောနစ် ငွေပေးချေမှု။ |
|
9 |
Why is payment process important? ငွေပေးချေမှု လုပ်ငန်းစဉ် အရေးကြီးတဲ့အကြောင်းရင်းကဘာလဲ? |
It ensures timely and correct settlement to suppliers. ပေးသွင်းသူများအား အချိန်မီနှင့် တိကျစွာ ငွေပေးချေ သေချာစေသည်။ |
|
10 |
What is the link between PO and payment? PO နဲ့ ငွေပေးချေမှုကြား ဆက်နွယ်မှုကဘာလဲ? |
PO confirms order details, and payment follows successful delivery. PO သည် အမှာစာအချက်အလက်ကို အတည်ပြုပြီး၊ ပေးပို့မှုအောင်မြင်ပြီးနောက် ငွေပေးချေမှု ဆောင်ရွက်သည်။ |