Module 2: Concordia’s Marketing Procedure (ISO 9001:2015 Application)

Purpose

To promote brand awareness, increase market share, and ensure customer satisfaction through structured marketing activities aligned with ISO 9001:2015.

2.1 PLAN

5.1.1 Marketing Budget Plan

·         HOD prepares annual budget, including promotions and gifts.

·         Uses Budget Plan Form.

5.1.2 Marketing & Advertising Plan

·         Developed with Sales Department.

·         Monthly content via Google Content Calendar.

·         Event plans scheduled via Odoo Event Calendar.

·         Finalized strategies approved by CMO & CEO.

(ISO link: Clause 6 – Planning; Clause 7.5 – Documented Information)

2.2 DO

6.2.1 Social Media Posting

·         Policies on brand voice, legal compliance, approvals.

·         Proposals submitted to CMO/CEO.

·         ROI evaluated before next campaign.

·         Channels: Facebook, YouTube, LinkedIn, Website, Email.

6.2.2 Website Upgrade & Update

·         Regular updates on product info, prices, and new items.

·         SEO, testing, backup, and monitoring required.

6.2.3 Design (Posts, Banners, Catalogues, Flyers)

·         Design Brief submitted → reviewed by relevant HOD → executed by Design Team.

6.2.4 Event Management

·         Checklist & assignment system.

·         Goals, color/theme, and communication defined.

·         Post-event surveys for evaluation.

6.2.5 Online Sales Activities

·         Handle inquiries (record in Google Sheet).

·         Prepare quotations/contracts (SAP → CMO/CEO → Finance).

·         Manage consignments, invoicing, and returns with documentation.

6.2.6 Marketing Materials & Corporate Gifts

·         Supplier evaluation (quality, price, reliability).

·         Use Promotion Material Ledger Book (C-RE-10-001).

·         CMO & CEO approval for suppliers and orders.

6.2.7 Customer Feedback Collection

·         CS Officer collects feedback via Odoo Forms & Helpdesk.

·         Phone calls for invoices ≥ USD 1,000.

·         Complaints logged in Odoo CRM Helpdesk, escalated, and closed with corrective follow-up.

(ISO link: Clause 8 – Operation; Clause 7.4 – Communication; Clause 9.1 – Monitoring & Measurement)

2.3 CHECK

6.3.1 Reporting

·         Weekly plan in Odoo; Weekly Reports via Google Forms.

·         HOD presents to Top Management monthly.

6.3.2 KPI Review

·         Monthly/Quarterly/Yearly KPI reviews.

·         Results guide process improvements.

(ISO link: Clause 9 – Performance Evaluation)

2.4 ACT

6.4.1 Corrective Action

·         Marketing Manager develops action plans when targets are missed.

·         PDCA cycle ensures continual improvement.

To upload document link : https://drive.google.com/file/d/1DDhhR2VHIg8ZGbxiwyScgPuhrqQObC_b/view?usp=sharing

ရည်ရွယ်ချက်

ISO 9001:2015 နှင့်အညီ ဖွဲ့စည်းတည်ဆောက်ပုံချမှတ်ထားသော စျေးကွက်ရှာဖွေရေးလုပ်ဆောင်ချက်များမှတစ်ဆင့် အမှတ်တံဆိပ် အသိအမှတ်ပြုမှုမြှင့်တင်ခြင်း၊ ဈေးကွက်အမျှဆောင်ရွက်ခြင်းနှင့် ဖောက်သည်ကျေနပ်မှုကို သေချာစေရန်။

၂.၁ PLAN (စီမံခြင်း)

၅.၁.၁ စျေးကွက်ရှာဖွေရေး ဘတ်ဂျက်အစီအစဉ်

• ဌာနမှူးချုပ်သည် ပရိုမိုးရှင်းများနှင့် လက်ဆောင်များ အပါအဝင် နှစ်စဉ်ဘတ်ဂျက်အစီအစဉ်ကို ပြင်ဆင်သည်။

• ဘတ်ဂျက်အစီအစဉ် ဖောင်ကို အသုံးပြုသည်။

၅.၁.၂ စျေးကွက်ရှာဖွေရေးနှင့် ကြော်ငြာဆိုင်ရာ အစီအစဉ်

• အရောင်းဌာနနှင့် ပူးပေါင်း၍ ရေးဆွဲသည်။

• ဂူဂဲလ် အကြောင်းအရာ အချိန်ဇယား ပြက္ခဒိန်  (Google Content Calendar) မှတစ်ဆင့် လစဉ် အကြောင်းအရာများ။

• Odoo ဖြစ်ရပ်အစီအစဉ်ပြက္ခဒိန် (Odoo Event Calendar) မှတစ်ဆင့် ဖြစ်ရပ်အစီအစဉ်များ သတ်မှတ်ခြင်း။

• အကြိုက်ဆုံးဗျူဟာများကို CMO နှင့် CEO တို့မှ အတည်ပြုသည်။

(ISO ဆက်စပ်မှု - ချုပ် ၆ – အစီအစဉ်ချမှတ်ခြင်း; ချုပ် ၇.၅ – မှတ်တမ်းတင်ထားသော အချက်အလက်)

၂.၂ DO (လုပ်ဆောင်ခြင်း)

၆.၂.၁ လူမှုမီဒီယာ ပို့စ်တင်ခြင်း

• အမှတ်တံဆိပ် အသံ၊ ဥပဒေနှင့်ကိုက်ညီမှု၊ အတည်ပြုချက်များဆိုင်ရာ မူဝါဒများ။

• CMO/CEO ထံသို့ အဆိုပြုလွှာများ တင်သွင်းခြင်း။

• နောက်လာမည့် ကမ်ပိန်းအတွက် အကျိုးအမြတ်နှုန်း (ROI)  ကို အကဲဖြတ်ခြင်း။

• ချန်နယ်များ - ဖေ့စ်ဘုတ်၊ ယူကျုဘ်၊ လင်ခ့်ဒ်အင်း၊ ဝက်ဘ်ဆိုဒ်၊ အီးမေးလ်။

၆.၂.၂ ဝက်ဘ်ဆိုဒ် အဆင့်မြှင့်တင်ခြင်းနှင့် မွမ်းမံခြင်း

• ထုတ်ကုန်အချက်အလက်၊ စျေးနှုန်းများနှင့် ထုတ်ကုန်အသစ်များကို ပုံမှန်မွမ်းမံခြင်း။

• ရှာဖွေရေးအင်ဂျင် အဆင့်မြှင့်ခြင်း (SEO)၊ စမ်းသပ်ခြင်း၊ သိမ်းဆည်းခြင်းနှင့် စောင့်ကြည့်ခြင်း လိုအပ်သည်။

၆.၂.၃ ဒီဇိုင်းဆွဲခြင်း (ပို့စ်များ၊ ဆိုင်းဘုတ်များ၊ ကက်တလောက်များ၊ ကြော်ငြာစာရွက်များ)

• ဒီဇိုင်းအကျဉ်းချုပ် (Design Brief) တင်ပြခြင်း → သက်ဆိုင်ရာ ဌာနမှူးချုပ်မှ ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း → ဒီဇိုင်းအဖွဲ့မှ အကောင်အထည်ဖော်ခြင်း။

၆.၂.၄ ဖြစ်ရပ်စီမံခန့်ခွဲမှု

• စစ်ဆေးစာရင်းနှင့် တာဝန်ခွဲဝေမှုစနစ်။

• ရည်မှန်းချက်များ၊ အရောင်/အပြင်အဆင်နှင့် ဆက်သွယ်ရေးကို သတ်မှတ်ခြင်း။

• အကဲဖြတ်ရန် ဖြစ်ရပ်ပြီးနောက် စစ်တမ်းကောက်ယူခြင်း။

၆.၂.၅ အွန်လိုင်းအရောင်းလုပ်ဆောင်ချက်များ

• မေးမြန်းချက်များကို ကိုင်တွယ်ခြင်း (Google Sheet တွင် မှတ်တမ်းတင်ခြင်း)။

• စာရင်းဇယား/စာချုပ်များ ပြင်ဆင်ခြင်း (SAP → CMO/CEO → ဘဏ္ဍာရေး)။

• အပ်နှံကုန်များ၊ ငွေတောင်းခံလွှာများနှင့် ပြန်လည်ပေးပို့မှုများကို မှတ်တမ်းများဖြင့် စီမံခန့်ခွဲခြင်း။

၆.၂.၆ စျေးကွက်ရှာဖွေရေးပစ္စည်းများနှင့် က cooperate လက်ဆောင်များ

• ပေးသွင်းသူ အကဲဖြတ်ခြင်း (အရည်အသွေး၊ စျေးနှုန်း၊ ယုံကြည်စိတ်ချရမှု)။

• ပရိုမိုးရှင်းပစ္စည်း မှတ်ပုံတင်စာအုပ် (C-RE-10-001) ကို အသုံးပြုခြင်း။

• ပေးသွင်းသူများနှင့် အမှာစာများအတွက် CMO နှင့် CEO ၏ အတည်ပြုချက်။

၆.၂.၇ ဖောက်သည်များ၏ ပြန်ကြားချက်များ စုဆောင်းခြင်း

• CS အရာရှိသည် အိုဒူး ဖောင်များနှင့် Helpdesk မှတစ်ဆင့် ပြန်ကြားချက်များ စုဆောင်းသည်။

• အမေရိကန်ဒေါ်လာ ၁,၀၀၀ နှင့်အထက် ငွေတောင်းခံလွှာများအတွက် ဖုန်းခေါ်ဆိုမှုများ။

• ပြဿနာများကို အိုဒူး CRM Helpdesk တွင် မှတ်တမ်းတင်ပြီး အဆင့်မြှင့်တင်ကာ ပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုဖြင့် ပိတ်သိမ်းခြင်း။

(ISO ဆက်စပ်မှု - ချုပ် ၈ – လုပ်ငန်းလည်ပတ်မှု; ချုပ် ၇.၄ – ဆက်သွယ်ရေး; ချုပ် ၉.၁ – စောင့်ကြည့်ခြင်းနှင့် တိုင်းတာခြင်း)

၂.၃ CHECK (စစ်ဆေးခြင်း)

၆.၃.၁ အစီရင်ခံခြင်း

• အိုဒူးတွင် သီတင်းပတ်စာအုပ်အစီအစဉ်; Google Forms မှတစ်ဆင့် သီတင်းပတ်စာအုပ်အစီရင်ခံစာများ။

• ဌာနမှူးချုပ်က လစဉ် အကြိမ်ကြိမ် စီမံခန့်ခွဲမှုအဖွဲ့သို့ တင်ပြခြင်း။

၆.၃.၂ KPI ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း

• လစဉ်/ သုံးလတစ်ကြိမ်/ နှစ်စဉ် KPI ပြန်လည်သုံးသပ်ခြင်း။

• ရလဒ်များသည် လုပ်ငန်းစဉ် တိုးတက်မှုများကို လမ်းညွှန်သည်။

(ISO ဆက်စပ်မှု - ချုပ် ၉ – စွမ်းဆောင်ရည် အကဲဖြတ်ခြင်း)

၂.၄ ACT (လုပ်ဆောင်ခြင်း / ပြင်ဆင်ခြင်း)

၆.၄.၁ ပြုပြင်ဆောင်ရွက်မှု

• ရည်မှန်းချက်များ မပြည့်မီပါက စျေးကွက်ရှာဖွေရေးမန်နေဂျာမှ ဆောင်ရွက်ချက်အစီအစဉ်များ ရေးဆွဲသည်။

• PDCA စက်ဝန်းသည် ဆက်လက်တိုးတက်မှုကို သေချာစေသည်။

စာရွက်စာတမ်းလင့်ခ်ကို တင်ရန် - https://drive.google.com/file/d/1DDhhR2VHIg8ZGbxiwyScgPuhrqQObC_b/view?usp=sharing