အုပ်ချုပ်ရေးအမှုဆောင် (Admin Executive) 

၁။ တာဝန်များနှင့် တာဝန်ယူမှုများ:

• နေ့စဉ်ရုံးအုပ်ချုပ်မှုတာဝန်များကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း။
• အစည်းအဝေးများ၊ ခန့်မှန်းချက်များနှင့် အမှုဆောင်အချိန်ဇယားများကို စီစဉ်ခြင်း။
• မှတ်တမ်းများ၊ အစီရင်ခံစာများနှင့် ဒေတာများကို စနစ်တကျ ထိန်းသိမ်းခြင်း။
• ရုံးသုံးပစ္စည်းများ၊ ဝယ်ယူမှုများနှင့် ပေးသွင်းသူဆက်ဆံရေးများကို ကိုင်တွယ်ခြင်း။
• ရုံးမူဝါဒများနှင့် ကုမ္ပဏီလမ်းညွှန်ချက်များနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန် သေချာစေရန်။
• စာရွက်စာတမ်းများ၊ တင်ပြချက်များနှင့် အစီရင်ခံစာများကို ပြင်ဆင်ပေးခြင်း။
• ရုံးအသုံးစရိတ်များကို စောင့်ကြည့်ခြင်းနှင့် ငွေကြေးမှတ်တမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။
• ရုံးလုပ်ငန်းများကို စနစ်တကျ ဆောင်ရွက်နိုင်ရန်နှင့် အုပ်ချုပ်ရေးပြဿနာများကို ဖြေရှင်းပေးခြင်း။
• လျှို့ဝှက်သတင်းအချက်အလက်များကို ပရော်ဖက်ရှင်နယ်နည်းဖြင့် ကိုင်တွယ်ခြင်း။
• ရုံးဖြစ်ရပ်များ၊ အဖွဲ့အစည်းလှုပ်ရှားမှုများနှင့် ကုမ္ပဏီအစည်းအဝေးများကို စီစဉ်ခြင်း။
• ကားပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုကို စောင့်ကြည့်ခြင်း:
  • ကုမ္ပဏီကားများအတွက် ပုံမှန်ထိန်းသိမ်းမှုကို စီစဉ်ခြင်း။
• • ကားပြုပြင်ထိန်းသိမ်းမှုမှတ်တမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။
  • ကားများသည် ကောင်းမွန်သောအခြေအနေတွင်ရှိပြီး လုံခြုံရေးစံနှုန်းများနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန် သေချာစေရန်။
• နှစ်စဉ်လိုင်စင်နှင့် အာမခံဝယ်ယူခြင်းနှင့် သက်တမ်းတိုးခြင်းကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း:
• • လိုင်စင်နှင့် အာမခံမူဝါဒများအတွက် သက်တမ်းကုန်ဆုံးရက်များကို စောင့်ကြည့်ခြင်း။
  • သက်တမ်းတိုးခြင်းလုပ်ငန်းစဉ်ကို စီမံခန့်ခွဲခြင်း။
  • လိုင်စင်နှင့် အာမခံစာရွက်စာတမ်းများကို ထိန်းသိမ်းခြင်း။

၂။ ပညာရေး

• စီးပွားရေးစီမံခန့်ခွဲမှု၊ စီမံခန့်ခွဲမှု သို့မဟုတ် ဆက်စပ်နယ်ပယ်တွင် ဘွဲ့ရ

၃။ အတွေ့အကြုံ

• အုပ်ချုပ်ရေးအမှုဆောင်၊ အုပ်ချုပ်ရေးအရာရှိ သို့မဟုတ် ဆင်တူရာထူးတွင် အတွေ့အကြုံရှိရမည်။
• စီမံခန့်ခွဲမှုနှင့် အချိန်စီမံခန့်ခွဲမှုကျွမ်းကျင်မှု။
• ဆက်သွယ်ရေးနှင့် လူမှုဆက်ဆံရေးကျွမ်းကျင်မှု။
• MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) ကျွမ်းကျင်မှု။
• အလုပ်များကို အစီအစဉ်တကျ ဆောင်ရွက်နိုင်စွမ်းနှင့် ဦးစားပေးနိုင်စွမ်း။
• ရုံးစီမံခန့်ခွဲမှုလုပ်ငန်းစဉ်

၄။ အဓိက စွမ်းဆောင်ရည်ညွှန်းကိန်းများ (KPIs)

• ရုံးလုပ်ငန်းများနှင့် အုပ်ချုပ်ရေးတာဝန်များကို ထိရောက်စွာ စီမံခန့်ခွဲနိုင်စွမ်း။
• မှတ်တမ်းများနှင့် အစီရင်ခံစာများကို တိကျစွာနှင့် အချိန်မီ ထိန်းသိမ်းနိုင်စွမ်း။
• အစည်းအဝေးများနှင့် အချိန်ဇယားများကို ထိရောက်စွာ စီစဉ်နိုင်စွမ်း။
• ရုံးမူဝါဒများနှင့် လမ်းညွှန်ချက်များနှင့် ကိုက်ညီမှုရှိစေရန်။
• ရုံးသုံးပစ္စည်းများနှင့် ဝယ်ယူမှုများကို စရိတ်သက်သာစွာ စီမံခန့်ခွဲနိုင်စွမ်း။
• ရုံးဖြစ်ရပ်များနှင့် လှုပ်ရှားမှုများကို အောင်မြင်စွာ စီစဉ်နိုင်စွမ်း။

1.Roles & Responsibilities:

• Oversee and manage daily office administration tasks.
• Coordinate meetings, appointments, and executive schedules.
• Maintain organized records, reports, and databases.
• Handle procurement, office supplies, and vendor relationships.
• Ensure compliance with office policies and company guidelines.
• Assist in document preparation, presentations, and reports.
• Monitor office expenses and maintain financial records.
• Ensure smooth office operations and resolve administrative issues.
• Coordinate office events, team activities, and corporate meetings.
• Oversee car maintenance and repair:
  • Schedule regular maintenance for company vehicles.
  • Coordinate with service providers for repairs.
  • Maintain records of vehicle maintenance and repair history.
  • Ensure vehicles are in good working condition and comply with safety standards.
• Manage annual license and insurance renewals:
  • Track expiration dates for vehicle licenses and insurance policies.
  • Coordinate the renewal process to ensure timely updates.
  • Maintain records of licenses and insurance documents.
  • Ensure compliance with legal and regulatory requirements.

2. Education

• Bachelor's degree in business administration, Management, or a related field (preferred).

3. Experience

• Proven experience as an Admin Executive, Administrative Officer, or similar role.
• Strong organizational and time-management skills.
• Excellent communication and interpersonal abilities.
• Proficiency in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ability to multitask and prioritize work effectively.
• Attention to detail and problem-solving skills.

4. Key Performance Indicators (KPIs)

• Efficiency in managing office operations and administrative tasks.
• Accuracy and timeliness in maintaining records and reports.
• Effectiveness in coordinating meetings and schedules.
• Compliance with office policies and procedures.
• Quality of support provided to HR functions and other departments.
• Responsiveness in handling correspondence and internal communications.
• Cost-effectiveness in managing office supplies and procurement.

Location - MICT Park, Hlaing

Working Days - Mon to Fri, 8:30 - 5:30

Salary + other benefits

Job Descriptions

1.       Provide support to customers and field personnel as the primary contact for onsite instrument and assay integration and training; and serve as a resource for internal/external customers in troubleshooting and resolving instrument and/or reagent problems onsite or over the phone; and document information into the complaint handling system.

2.       Participate in training plans and programs. Manage the training for accounts within area of responsibility. Facilitate education on product advantages. Distribute information & knowledge in clinical Diagnostics to health care professionals. Provide ongoing technical training and support to customers directly in the clinical environment.

3.       Communicate with clients and evaluate their needs and specifications.

4.       Visit customers on a regular and planned basis to promote the product to support sales target.

5.       Maintain detailed records of all contacts and meetings and creating reports when needed.

6.       Establish and maintain effective working relationships with all company support departments.

7.       Regularly attending sales meetings & training sessions.

8.       Major tasks that contribute by application specialist are:

​1-      Application Support (including online sales)

​2-      KOL Support for both normal and tender sales

​3-      New Project Management (eg- new Hospital)

​4-      Tender Support

​5-      Training

​6-      Collecting Market Information (Trend, Competitor brand analysis)

​7-      Lead the Promotion/demo activities

Requirements

• Bachelor’s degree in Medical Technology or related field 
• at least 2 years experience as application specialist or laboratory technician
• Can travel when needed

Location - MICT Park, Hlaing

Working Days - Mon to Fri, 8:30 - 5:30

Salary + other benefits

Job Descriptions

1.       Provide support to customers and field personnel as the primary contact for onsite instrument and assay integration and training; and serve as a resource for internal/external customers in troubleshooting and resolving instrument and/or reagent problems onsite or over the phone; and document information into the complaint handling system.

2.       Participate in training plans and programs. Manage the training for accounts within area of responsibility. Facilitate education on product advantages. Distribute information & knowledge in clinical Diagnostics to health care professionals. Provide ongoing technical training and support to customers directly in the clinical environment.

3.       Communicate with clients and evaluate their needs and specifications.

4.       Visit customers on a regular and planned basis to promote the product to support sales target.

5.       Maintain detailed records of all contacts and meetings and creating reports when needed.

6.       Establish and maintain effective working relationships with all company support departments.

7.       Regularly attending sales meetings & training sessions.

8.       Major tasks that contribute by application specialist are:

​1-      Application Support (including online sales)

​2-      KOL Support for both normal and tender sales

​3-      New Project Management (eg- new Hospital)

​4-      Tender Support

​5-      Training

​6-      Collecting Market Information (Trend, Competitor brand analysis)

​7-      Lead the Promotion/demo activities