📘 E-Learning ISO audit - Module 6

​  ISO Audit Reports

English Version

1. Introduction

An ISO audit report is the official record of findings, observations, and conclusions made during an ISO audit. It provides transparency, ensures accountability, and serves as evidence for compliance with ISO standards.

2. Purpose of Audit Reports

• Communicate results of the audit to management.

• Provide evidence of conformity or nonconformity.

• Highlight areas of improvement.

• Serve as documentation for certification bodies.

3. Key Elements of an ISO Audit Report

• Audit Objectives: Why the audit was conducted.

• Scope: Departments, processes, or sites audited.

• Criteria: Standards, policies, and procedures used.

• Audit Findings: Nonconformities, observations, opportunities for improvement.

• Conclusions: Summary of conformity, effectiveness, and recommendations.

4. Types of Audit Findings

• Major Nonconformity: Serious failure to meet requirements.

• Minor Nonconformity: Small gaps that need correction.

• Observation: Potential issues that may lead to nonconformity.

• Opportunity for Improvement (OFI): Suggestions for better performance.

5. Types of Audit Reports

1. Audit Activities Log Sheet – A daily or session record of audit activities, time, and auditees involved.

2. Audit Summary Report – A high-level overview of the entire audit, including scope, objectives, and overall results.

3. Nonconformity (NC) Report – A detailed report of nonconformities found, including evidence, root cause, and corrective action requirements.

4. Observation Report – Notes on potential risks or weak areas that may become nonconformities.

5. Opportunities for Improvement (OFI) Report – Suggestions to enhance processes beyond compliance.

6. Nature of Audit Reports

• Factual – Based only on objective evidence, not opinion.

• Clear & Concise – Easy to understand by management and staff.

• Timely – Issued quickly after the closing meeting.

• Confidential – Shared only with authorized persons.

• Action-Oriented – Provides inputs for corrective and preventive actions.

7. Benefits of Well-Written Audit Reports

• Clear communication with stakeholders.

• Provides a factual basis for corrective actions.

• Ensures consistency and credibility of the audit process.

• Helps organizations in continuous improvement.

.........................................................................................................................

Myanmar Version (မြန်မာဘာသာ)

၁. နိဒါန်း

ISO အစစ်အတွက် အစီရင်ခံစာသည် စစ်ဆေးမှုအတွင်း တွေ့ရှိချက်များ၊ သတိပေးချက်များနှင့် သင်ခန်းစာများကို တိကျစွာ မှတ်တမ်းတင်ထားသော အစီရင်ခံစာဖြစ်သည်။ ၎င်းသည် အစွမ်းကုန်ကျင့်သုံးမှု၊ တာဝန်ခံမှု၊ ISO စံချိန်စံညွှန်းများနှင့် ကိုက်ညီမှုအတွက် အထောက်အထားအဖြစ် အသုံးပြုသည်။

၂. အစီရင်ခံစာ ရည်ရွယ်ချက်

• စစ်ဆေးမှု ရလဒ်များကို management ထံ အသိပေးရန်

• ကိုက်ညီမှု (conformity) သို့မဟုတ် မကိုက်ညီမှု (nonconformity) အထောက်အထား များပံ့ပိုးရန်

• တိုးတက်နိုင်သော နယ်ပယ်များကို ဖော်ပြရန်

• အထူးသဖြင့် လက်မှတ်ထုတ် ပေးသည့် အဖွဲ့များအတွက် စာတမ်းဖြစ်ရန်

၃. အစီရင်ခံစာ အဓိက အချက်များ

• စစ်ဆေးမှု ရည်မှန်းချက် – ဘာကြောင့် စစ်ဆေးမှု ပြုလုပ်သနည်း

• အကျယ်အဝန်း – စစ်ဆေးခဲ့သော ဌာနများ၊ လုပ်ငန်းစဉ်များ၊ တည်နေရာများ

• စံနှုန်းနှင့် အခြေခံချက်များ – စံချိန်စံညွှန်းများ၊ မူဝါဒများ၊ လုပ်ထုံးလုပ်နည်းများ

• တွေ့ရှိချက်များ – မကိုက်ညီမှုများ၊ သတိပေးချက်များ၊ တိုးတက်နိုင်မှု အခွင့်အလမ်းများ

• သတ်မှတ်ချက်များ – ကိုက်ညီမှုအခြေအနေ၊ ထိရောက်မှုနှင့် အကြံပြုချက်များ

၄. စစ်ဆေးမှု တွေ့ရှိချက် အမျိုးအစားများ

• Major Nonconformity – စံချိန်စံညွှန်းကို မဖြည့်ဆည်းနိုင်သော ပြဿနာကြီးမားမှု

• Minor Nonconformity – သေးငယ်သေးငယ်သော အချို့သော အားနည်းချက်များ

• Observation – နောင်တွင် မကိုက်ညီမှု ဖြစ်ပေါ်နိုင်သော သတိပေးချက်များ

• Opportunity for Improvement (OFI) – တိုးတက်နိုင်သည့် အကြံပြုချက်များ

၅. အစီရင်ခံစာ အမျိုးအစားများ

1. Audit Activities Log Sheet – စစ်ဆေးမှု အချိန်ဇယားနှင့် လုပ်ဆောင်ချက် မှတ်တမ်းစာမျက်နှာ
2. Audit Summary Report – စစ်ဆေးမှု အကျယ်အဝန်း၊ ရည်မှန်းချက်နှင့် အကျဉ်းချုပ် ရလဒ်
3. Nonconformity (NC) Report – မကိုက်ညီမှုများအတွက် အသေးစိတ် အစီရင်ခံစာ
4. Observation Report – နောင်တွင် ပြဿနာ ဖြစ်နိုင်သော သတိပေးချက်များ
5. Opportunity for Improvement Report – လက်ရှိစံချိန်ထက် ပိုမို တိုးတက်စေမည့် အကြံပြုချက်များ

၆. အစီရင်ခံစာ၏ သဘောသဘာဝ

• အချက်အလက်အခြေခံ – အမြင်မဟုတ်ဘဲ အထောက်အထားအပေါ် အခြေခံခြင်း

• ရှင်းလင်းတိုကျစွာ – မန်နေဂျမင့်နှင့် ဝန်ထမ်းများ နားလည်နိုင်သည့် ပုံစံ

• အချိန်မှန်ထုတ်ပေးမှု – Closing Meeting ပြီးချင်းထုတ်ပေးရန်

• လုံခြုံရေး – ခွင့်ပြုထားသည့်သူများသာ အကျိုးခံစားနိုင်ရန်

• လုပ်ဆောင်နိုင်စေမှု – NCs ပြင်ဆင်ရေး နှင့် OFIs အတွက် အခြေခံဖြစ်စေခြင်း

၇. ကောင်းမွန်သော အစီရင်ခံစာ၏ အကျိုးကျေးဇူးများ

• မျက်မှောက်ပါ ဆက်သွယ်မှုကို တိကျစွာ ပံ့ပိုးခြင်း

• အမှားပြင်ဆင်ရေး လုပ်ဆောင်ချက်များအတွက် အချက်အလက် အခြေခံဖြစ်ခြင်း

• စစ်ဆေးမှု၏ တိကျမှုနှင့် ယုံကြည်စိတ်ချရမှုကို အာမခံခြင်း

• အဖွဲ့အစည်း တိုးတက်မှုအတွက် အထောက်အကူဖြစ်ခြင်း

❓ FAQs (10 with answers)

1. Q: What is an ISO audit report?
   A: A documented summary of findings, observations, and conclusions from an ISO audit.

2. Q: Who prepares the audit report?
   A: The lead auditor, with input from the audit team.

3. Q: When should the report be issued?
   A: As soon as possible after the closing meeting.

4. Q: Why is objectivity important in audit reports?
   A: To ensure fairness, accuracy, and reliability.

5. Q: What is a major nonconformity?
   A: A serious failure to meet ISO requirements that impacts system effectiveness.

6. Q: What is a minor nonconformity?
   A: A small gap that does not seriously affect system performance but must be corrected.

7. Q: What does OFI stand for?
   A: Opportunity for Improvement.

8. Q: Are audit reports confidential?
   A: Yes, they are shared only with authorized stakeholders.

9. Q: Can audit reports suggest corrective actions?
   A: Yes, they may recommend corrective and preventive measures.

10. Q: How do audit reports support certification?
    A: They provide evidence of conformity, which certification bodies use to make decisions.