📘 E-Learning ISO audit - Module 7

​  ISO Internal Audit Procedure 

​ (ISO အတွင်းပိုင်း စစ်ဆေးမှု လုပ်ထုံးလုပ်နည်း)

English Version

1. Purpose

The purpose of the internal audit procedure is to establish a structured system to plan and conduct internal audits, verify whether quality activities comply with planned arrangements, and evaluate the effectiveness of the Quality Management System (QMS).

2. Scope

Applicable to all departments and functions covered under the QMS.

3. Responsibilities

• COO, QMS Coordinator, and IA Team Coordinator – Ensure effective implementation.

• Internal Audit Team – Prepare the Internal Audit Plan and Audit Program, conduct audits, prepare the Audit Summary Report.

• Auditee Departments – Cooperate during audits, investigate causes of nonconformities, and take corrective/preventive actions.

• Managers – Ensure timely closure of nonconformities.

4. Audit Procedure

• Frequency: Normally twice a year (can be adjusted based on importance, past results, or management decision).

• Working Documents: Audit program, audit checklists, forms for NC reporting, ISO standards.

• Evidence Collection: Interviews, document reviews, observations, checking workplace conditions.

• Nonconformities: Recorded on Correction & Corrective Action (CCA) forms, classified as NC.

• Audit Report: Includes audit plan, team members, nonconformities, compliance judgment, and system effectiveness. Must be issued within 1 week.

5. Types of Internal Audit Records

• Audit Activities Log (C-RE-006) – Daily records of audit activities.

• Internal Audit Plan (C-RE-001) – Schedule of audits.

• Internal Audit Program (C-RE-002) – Detailed scope and objectives.

• Audit Summary Report (C-RE-003) – Final audit conclusions.

• Non-Conformity Report (C-RE-004) – Specific NC documentation.

• Internal Audit Checklist (C-RE-005) – Guide for auditors.

6. Benefits of Internal Audit

• Ensures compliance with ISO standards.

• Identifies weaknesses and drives corrective actions.

• Improves efficiency and effectiveness of the QMS.

• Provides assurance to management and external certification bodies.

...............................................................................................................................

Myanmar Version (မြန်မာဘာသာ)

၁. ရည်ရွယ်ချက်

အတွင်းပိုင်း စစ်ဆေးမှု လုပ်ထုံးလုပ်နည်း၏ ရည်ရွယ်ချက်မှာ စီမံထားသည့် စနစ်အတိုင်း အတွင်းပိုင်း စစ်ဆေးမှုများ ပြုလုပ်ရန်၊ အရည်အသွေးဆိုင်ရာ လုပ်ဆောင်ချက်များ ကိုက်ညီမူရှိ/မရှိ စိစစ်ရန်နှင့် QMS ၏ ထိရောက်မှုကို သုံးသပ်ရန် ဖြစ်သည်။

၂. Scope

QMS တွင် ပါဝင်သည့် ဌာနအားလုံးနှင့် လုပ်ငန်းဆောင်ရွက်မှုများတွင် အသုံးချသည်။

၃. တာဝန်များ

• COO၊ QMS Coordinator နှင့် Internal Audit Team Coordinator – စစ်ဆေးမှု ထိရောက်စွာ အကောင်အထည်ဖော်ရန် တာဝန်ရှိသည်။

• Internal Audit Team – Audit Plan၊ Audit Program ပြင်ဆင်ပြီး စစ်ဆေးပြီးနောက် Audit Summary Report ထုတ်ပေးရန်။

• စစ်ဆေးခံ ဌာနများ (Auditee) – စစ်ဆေးမှုအတွင်း အဆင်ပြေစွာ ပူးပေါင်းရန်၊ မကိုက်ညီမှုများ အကြောင်းရင်း ရှာဖွေရန်နှင့် ပြင်ဆင်မှု လုပ်ဆောင်ရန်။

• Managers – မကိုက်ညီမှုများကို သတ်မှတ်ချိန်အတွင်း ပြင်ဆင်ပြီးဖြေရှင်းရန်။

၄. စစ်ဆေးမှု လုပ်ထုံးလုပ်နည်း

• အကြိမ်ရေ – တစ်နှစ် ၂ ကြိမ် (လိုအပ်ပါက အများကြီးလည်း ပြုလုပ်နိုင်သည်)

• အသုံးပြုစာတမ်းများ – Audit Program၊ Checklist၊ NC Form၊ ISO Standards စသည်။

• အထောက်အထား စုဆောင်းခြင်း – အင်တာဗျူးများ၊ စာတမ်းစိစစ်ခြင်း၊ လုပ်ငန်းစဉ်များ စောင့်ကြည့်ခြင်း၊ အခြေအနေများ စစ်ဆေးခြင်း။

• မကိုက်ညီမှု (NC) – CCA Form တွင် မှတ်တမ်းတင်ပြီး အခြား ဌာနခေါင်းဆောင်များအား အသိပေးသည်။

• အစီရင်ခံစာ – Audit Plan၊ အဖွဲ့ဝင်များ၊ NCများ၊ ကိုက်ညီမှုအခြေအနေနှင့် QMS ထိရောက်မှု တင်ပြသည်။ Audit Report ကို ၁ ပတ်အတွင်း ထုတ်ပေးရမည်။

၅. အတွင်းပိုင်း စစ်ဆေးမှု စာတမ်းအမျိုးအစားများ

• Audit Activities Log (C-RE-006) – နေ့စဉ် စစ်ဆေးမှု မှတ်တမ်း

• Internal Audit Plan (C-RE-001) – စစ်ဆေးမှု အစီအစဉ်

• Internal Audit Program (C-RE-002) – အသေးစိတ် စစ်ဆေးမှု အကျယ်အဝန်း

• Audit Summary Report (C-RE-003) – နိဂုံးချုပ် အစီရင်ခံစာ

• Non-Conformity Report (C-RE-004) – မကိုက်ညီမှု စာတမ်း

• Internal Audit Checklist (C-RE-005) – စစ်ဆေးသူများ အတွက် လမ်းညွှန်စာတမ်း

၆. အကျိုးကျေးဇူးများ

• ISO စံချိန်များနှင့် ကိုက်ညီမှုကို အာမခံသည်

• အားနည်းချက်များကို သတိပေးပြီး ပြင်ဆင်မှု လုပ်ဆောင်ရန် လမ်းညွှန်ပေးသည်

• QMS ၏ ထိရောက်မှု မြှင့်တင်ပေးသည်

• မန်နေဂျမင့်နှင့် လက်မှတ်ထုတ်ပေးသူများ အတွက် ယုံကြည်စိတ်ချရမှု ပေးစွမ်းသည်

...............................................................................................................................

❓ FAQs (10 with answers)

1. Q: What is the purpose of internal audits?
   A: To verify compliance with QMS requirements and evaluate effectiveness.

2. Q: How often are internal audits conducted?
   A: Normally twice a year, but can be adjusted.

3. Q: Who prepares the internal audit plan?
   A: The Internal Audit Team, with input from COO and IA Coordinator.

4. Q: What documents are used during audits?
   A: Audit program, checklists, NC forms, ISO standards.

5. Q: How is audit evidence collected?
   A: Through interviews, observation, and document review.

6. Q: What happens when a nonconformity is found?
   A: It is recorded in a Non-Conformity (NC) Report/CCA Form and corrective action is required.

7. Q: Who approves corrective actions?
   A: QMS Coordinator and concerned auditor.

8. Q: How soon must audit reports be issued?
   A: Within one week after the audit.

9. Q: What is an Audit Activities Log?
   A: A record of daily audit activities, time, and auditees.

10. Q: Why are internal audit reports important?
    A: They provide evidence for continuous improvement and certification readiness.