E-Learning Module: Costs, Approvals, and Customer Communication

Dual Language: English & Myanmar

📄 Reading Material 

Page 1

English

Learning Objectives

• Differentiate between free (warranty) and chargeable (out-of-warranty) repairs.

• Understand how customers are notified about costs and approval requirements.

• Ensure proper communication before proceeding with repairs.

Content – Free Repairs Under Warranty

• Repairs covered under the warranty period are free of charge.

• Ensure the warranty is valid (check purchase date and product registration).

• Notify the customer that no charges will be applied.

Content – Out-of-Warranty Repairs

• If the product is out of warranty, a quotation must be prepared.

• Quotation includes:

  • Parts cost

  • Labor cost

  • Taxes or additional fees (if applicable)

• Communicate clearly to the customer that repair will proceed only after approval.

မြန်မာ

သင်ယူရမည့် ရည်ရွယ်ချက်များ

• အခမဲ့ (အာမခံ) နှင့် အခကြေး (အာမခံမကျန်) ပြုပြင်မှုများကို ခွဲခြားနားလည်ရန်။

• ဖောက်သည်အား ကုန်ကျစရိတ်နှင့် အတည်ပြုမှုအခြေအနေကို ပြောကြားနည်းကို နားလည်ရန်။

• ပြုပြင်မှုမလုပ်မီ မှန်မှန်ကန်ကန် ဆက်သွယ်ရန်။

အကြောင်းအရာ – အာမခံအတွင်း အခမဲ့ ပြုပြင်မှု

• အာမခံကာလအတွင်း ပြုပြင်မှုများ အခမဲ့ ဖြစ်ပါသည်။

• အာမခံအခြေအနေကို စစ်ဆေးရန် (ဝယ်ယူရက်နှင့် မှတ်ပုံတင်ခြင်းစစ်ဆေးရန်)

• ဖောက်သည်အား အခမဲ့ဖြစ်ကြောင်း အသိပေးရန်။

အကြောင်းအရာ – အာမခံမကျန် ပြုပြင်မှု

• အာမခံကာလပြည့်ပြီးလျှင် Quotation ထုတ်ပေးရန် လိုအပ်ပါသည်။

• Quotation တွင်ပါရှိရမည့်အချက်များ:

  • အပိုပစ္စည်းကျသင့်ငွေ

  • အလုပ်ကြေး

  • အခွန်/အပိုအခ (ရှိလျှင်)

• ဖောက်သည် အတည်ပြုပြီးမှသာ ပြုပြင်မှု ဆက်လက်လုပ်ဆောင်မည်ဟု သေချာပြောကြားရန်။

Page 2

English

Customer Approval Process

• Send quotation via email, SMS, or phone call.

• Explain cost breakdown and expected repair timeline.

• Obtain explicit approval from the customer before starting repair.

• Record approval in the repair system for accountability.

Learning Activity – Role-Play

Scenario:

A customer calls asking about repair charges for a product out of warranty.

• Step 1: Politely explain that the product is out-of-warranty.

• Step 2: Provide cost breakdown from the quotation.

• Step 3: Ask for confirmation/approval to proceed.

• Step 4: Record conversation and approval in the system.

မြန်မာ

ဖောက်သည် အတည်ပြုမှု လုပ်ငန်းစဉ်

• Quotation ကို အီးမေးလ်၊ SMS သို့မဟုတ် ဖုန်းခေါ်ဆိုမှုဖြင့် ပေးပို့ပါ။

• ကုန်ကျစရိတ်အသေးစိတ်နှင့် ပြုပြင်ချိန်ဇယားကို ဖော်ပြပါ။

• ပြုပြင်မှုစတင်မီ ဖောက်သည်၏ အတည်ပြုချက် ရရှိရန်။

• စနစ်တွင် အတည်ပြုချက်ကို မှတ်တမ်းတင်ပြီး တာဝန်ခံမှုရှိစေရန်။

သင်ယူမှု လေ့ကျင့်ခန်း – Role-Play

အခြေအနေ:

ဖောက်သည် အာမခံမကျန် ထုတ်ကုန်၏ ပြုပြင်ခ စုံစမ်းရန် ဖုန်းခေါ်ဆိုသည်။

• အဆင့် ၁: ထုတ်ကုန် အာမခံမကျန် ဖြစ်ကြောင်း အပြုအမူရိုင်းစွာမဟုတ်ဘဲ ရှင်းပြပါ။

• အဆင့် ၂: Quotation အရ ကုန်ကျစရိတ်အသေးစိတ် ဖော်ပြပါ။

• အဆင့် ၃: ပြုပြင်မှု ဆက်လက်လုပ်ဆောင်ရမည့် အတည်ပြုချက်/အမိန့် ရယူပါ။

• အဆင့် ၄: စနစ်တွင် ဖောက်သည် အတည်ပြုချက်နှင့် အချိန်မှတ်တမ်း မှတ်တမ်းတင်ပါ။

🎥 Suggested YouTube Link (Reference)

• Customer Communication & Repair Approval Process

❓ FAQs (10 with Answers)

1. Q: Are warranty repairs free?
   A: Yes, repairs within warranty period are free.
   မြန်မာ: အာမခံအတွင်း ပြုပြင်မှုများ အခမဲ့လား? → ဟုတ်ပါတယ်။

2. Q: What is a quotation?
   A: A document listing parts, labor, and fees for repair.
   မြန်မာ: Quotation ဆိုတာ? → အပိုပစ္စည်း၊ အလုပ်ကြေး၊ အခွန်/အပိုအခ စာရင်းပါသော စာရွက်စာတမ်း။

3. Q: Can we repair without customer approval?
   A: No, approval is required for out-of-warranty repairs.
   မြန်မာ: ဖောက်သည် အတည်ပြုမရဘဲ ပြုပြင်လို့ရမလား? → မရပါ၊ အာမခံမကျန် အတွက် လိုအပ်သည်။

4. Q: How is the customer notified of costs?
   A: Via email, SMS, or phone call.
   မြန်မာ: ဖောက်သည်ကို ဘယ်လိုအသိပေးမလဲ? → အီးမေးလ်၊ SMS သို့မဟုတ် ဖုန်းခေါ်ဆိုမှုဖြင့်။

5. Q: What should the approval include?
   A: Confirmation to proceed with repair at quoted cost.
   မြန်မာ: အတည်ပြုချက်တွင် ဘာပါရှိရမလဲ? → Quotation အရ ပြုပြင်ရန် အတည်ပြုချက်။

6. Q: Can we change cost after approval?
   A: No, only with new approval.
   မြန်မာ: အတည်ပြုပြီးနောက် ကုန်ကျစရိတ်ပြောင်းလို့ရမလား? → မရပါ၊ အသစ်အတည်ပြုချက် လိုအပ်သည်။

7. Q: Who keeps a record of approval?
   A: Repair system/staff maintains it.
   မြန်မာ: အတည်ပြုချက်ကို ဘယ်သူ သိမ်းဆည်းသလဲ? → ပြုပြင်မှုစနစ်/ဝန်ထမ်းများ။

8. Q: Can parts cost be waived?
   A: Only if warranty covers it.
   မြန်မာ: အပိုပစ္စည်းကုန်ကျစရိတ် လျှော့ပေးနိုင်မလား? → အာမခံအတွင်းသာ ဖြစ်နိုင်သည်။

9. Q: How long should customer respond?
   A: Within the time frame provided in the quotation.
   မြန်မာ: ဖောက်သည် ဘယ်လောက်ကြာမြင့်စွာ ပြန်လည်တုံ့ပြန်ရမလဲ? → Quotation မှ ဖော်ပြထားသည့် အချိန်အတွင်း။

10. Q: What if the customer rejects the quotation?
    A: Repair will not proceed.
    မြန်မာ: ဖောက်သည် Quotation ငြင်းဆိုရင်? → ပြုပြင်မှု ဆက်လက်မလုပ်ပါ။

📝 10 MCQs (Dual Language)

1. Warranty repair is:
   a) Free ✅
   b) Chargeable
   c) Optional
   မြန်မာ: အာမခံပြုပြင်မှု → a) အခမဲ့ ✅

2. Who approves out-of-warranty repairs?
   a) Customer ✅
   b) Staff only
   c) Manager only
   မြန်မာ: အာမခံမကျန် အတွက် → a) ဖောက်သည် ✅

3. What must quotation include?
   a) Labor, parts, taxes ✅
   b) Only parts
   c) Only labor
   မြန်မာ: Quotation တွင် → a) အလုပ်ကြေး၊ အပိုပစ္စည်း၊ အခွန် ✅

4. Can repair proceed without approval?
   a) Yes
   b) No ✅
   c) Sometimes
   မြန်မာ: အတည်ပြုပြီးမဟုတ်ရင် → b) မရ ✅

5. How is approval recorded?
   a) Paper only
   b) Repair system ✅
   c) Phone call only
   မြန်မာ: အတည်ပြုချက် → b) စနစ်တွင် ✅

6. When are warranty repairs free?
   a) Within warranty period ✅
   b) Anytime
   c) Only first repair
   မြန်မာ: အာမခံအတွင်း → a) အာမခံကာလအတွင်း ✅

7. How is customer notified of cost?
   a) Email/SMS/phone ✅
   b) Social media
   c) Not necessary
   မြန်မာ: ကုန်ကျစရိတ် → a) အီးမေးလ်/SMS/ဖုန်း ✅

8. Can cost change after approval?
   a) Yes
   b) No ✅
   c) Only parts
   မြန်မာ: အတည်ပြုပြီးနောက် → b) မရ ✅

9. What happens if quotation rejected?
   a) Repair proceeds
   b) Repair cancelled ✅
   c) Ignore
   မြန်မာ: ငြင်းဆို → b) ပြုပြင်မှုမလုပ် ✅

10. Is verbal approval acceptable?
    a) Yes
    b) Only if recorded ✅
    c) No
    မြန်မာ: ဘာသာစကားမှ → b) မှတ်တမ်းထားရင် ✅