Chapter V – Meetings & Resolutions

Chapter V – Meetings & Resolutions 

1: Overview | အနှစ်ချုပ်

2: Types of Meetings | အစည်းအဝေးအမျိုးအစားများ

1. Board Meetings – Held by directors to manage the company.
2. General Meetings – Held by shareholders.
   • Annual General Meeting (AGM) – Required for public companies.
   • Extraordinary General Meeting (EGM) – Called for urgent matters.

1.  ဒါရိုက်တာအစည်းအဝေး – ကုမ္ပဏီကို စီမံခန့်ခွဲရန် ဒါရိုက်တာများကျင်းပသည်။
2. အထွေထွေအစည်းအဝေး – ရှယ်ယာပိုင်ရှင်များအတွက်ဖြစ်သည်။
3. • နှစ်စဉ်အထွေထွေအစည်းအဝေး (AGM) – ပြည်သူ့ကုမ္ပဏီများအတွက် မဖြစ်မနေကျင်းပရမည်။
   • အရေးပေါ်အထွေထွေအစည်းအဝေး (EGM) – အရေးကြီးအရေးပေါ်ကိစ္စများအတွက် ခေါ်ယူသည်။

3: Notice & Quorum | အသိပေးခြင်းနှင့် တက်ရောက်သူအနည်းဆုံးအရေအတွက်

• Notice Period: At least 21 days for AGMs.
• Quorum: Minimum number of members required to validate a meeting.
  • For private companies: 2 members
  • For public companies: 5 members

• အသိပေးချိန် – AGM များအတွက် အနည်းဆုံး ၂၁ ရက်အကြို အသိပေးရမည်။
• တက်ရောက်သူအနည်းဆုံးအရေအတွက် (Quorum) – အစည်းအဝေးတရားဝင်ဖြစ်စေရန် လိုအပ်သောအဖွဲ့ဝင်အနည်းဆုံးအရေအတွက်။
  • ပုဂ္ဂလိကကုမ္ပဏီ – ၂ ဦး
  • ပြည်သူ့ကုမ္ပဏီ – ၅ ဦး

4: Resolutions | ဆုံးဖြတ်ချက်များ

• Ordinary Resolution – Passed by a simple majority.
• Special Resolution – Requires at least 75% approval.
• Written Resolution – Can be passed without a meeting if all members agree.

• ပုံမှန်ဆုံးဖြတ်ချက် – မဲအများစုဖြင့် အတည်ပြုသည်။
• အထူးဆုံးဖြတ်ချက် – အနည်းဆုံး ၇၅% အတည်ပြုမှုလိုအပ်သည်။
• စာရေးဖြင့်ဆုံးဖြတ်ချက် – အဖွဲ့ဝင်အားလုံးသဘောတူပါက အစည်းအဝေးမရှိဘဲ ချမှတ်နိုင်သည်။

5: Record Keeping & Penalties | မှတ်တမ်းထိန်းသိမ်းခြင်းနှင့် ပြစ်ဒဏ်များ

• Minutes of meetings must be recorded and kept for at least 7 years.
• Failure to comply may result in fines or legal action.

• အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းများကို အနည်းဆုံး ၇ နှစ်ထိ ထိန်းသိမ်းထားရမည်။
• ဥပဒေမလိုက်နာပါက ဒဏ်ငွေသို့မဟုတ် တရားဥပဒေအရေးယူမှု ဖြစ်နိုင်သည်။

=============================================================================

❓ FAQs (Frequently Asked Questions)

(မေးလေ့ရှိသောမေးခွန်းများ)

1. What is the minimum notice period for an AGM? AGM အတွက် အသိပေးချိန်အနည်းဆုံး ဘယ်လောက်လဲ?
   ➤ 21 days in advance. | ၂၁ ရက်အကြို အသိပေးရမည်။

2. Is an AGM mandatory for private companies? ပုဂ္ဂလိကကုမ္ပဏီများအတွက် AGM မဖြစ်မနေ လုပ်ရမလား?
   ➤ No, only public companies are required. | မဟုတ်ပါ။ ပြည်သူ့ကုမ္ပဏီများအတွက်သာ လိုအပ်သည်။

3. What is a quorum? Quorum ဆိုတာဘာလဲ?
   ➤ The minimum number of members needed to validate a meeting. | အစည်းအဝေးတရားဝင်ဖြစ်စေရန် လိုအပ်သောအဖွဲ့ဝင်အနည်းဆုံးအရေအတွက်။

4. Can resolutions be passed without a meeting? အစည်းအဝေးမရှိဘဲ ဆုံးဖြတ်ချက်ချနိုင်လား?
   ➤ Yes, through a written resolution. | နိုင်သည်၊ စာရေးဖြင့်ဆုံးဖြတ်ချက်ဖြင့်။

5. What is the difference between ordinary and special resolutions? ပုံမှန်နှင့် အထူးဆုံးဖြတ်ချက်များအကြား ကွာခြားချက်ကဘာလဲ?
   ➤ Ordinary needs a simple majority; special needs 75% approval. | ပုံမှန် – မဲအများစု၊ အထူး – ၇၅% အတည်ပြုမှု။

6. Who can call an EGM? EGM ကို ဘယ်သူခေါ်နိုင်လဲ?
   ➤ Directors or shareholders holding at least 10% of shares. | ဒါရိုက်တာများ သို့မဟုတ် ၁၀% ရှယ်ယာပိုင်ရှင်များ။

7. How long must meeting minutes be kept? အစည်းအဝေးမှတ်တမ်းကို ဘယ်လောက်ကြာထိန်းသိမ်းရမလဲ?
   ➤ At least 7 years. | အနည်းဆုံး ၇ နှစ်။

8. What happens if quorum is not met? Quorum မပြည့်ရင် ဘာဖြစ်မလဲ?
   ➤ The meeting is invalid and must be rescheduled. | အစည်းအဝေးမတရားဝင်ပါ၊ ပြန်လည်စီစဉ်ရမည်။

9. Can a proxy attend a meeting? Proxy (ကိုယ်စားလှယ်) တက်ရောက်ခွင့်ရှိလား?
   ➤ Yes, if allowed by the company’s constitution. | ကုမ္ပဏီစည်းမျဉ်းအရ ခွင့်ပြုပါက နိုင်သည်။

10. Are resolutions legally binding? ဆုံးဖြတ်ချက်များသည် ဥပဒေအရ တရားဝင်လား?
    ➤ Yes, once passed, they are binding. | တရားဝင်အတည်ပြုပြီးပါက တရားဝင်ဖြစ်သည်။

📝 MCQs (Multiple Choice Questions)

(ရွေးချယ်ဖြေဆိုရန်မေးခွန်းများ)

1. What is the minimum quorum for a private company meeting?
   A. 1 member
   B. 2 members ✅
   C. 3 members
   D. 5 members

2. Which resolution requires 75% approval?
   A. Ordinary
   B. Written
   C. Special ✅
   D. Board

3. How many days’ notice is required for an AGM?
   A. 14
   B. 21 ✅
   C. 30
   D. 7

4. Who can call an EGM?
   A. Only the CEO
   B. Any employee
   C. Directors or 10% shareholders ✅
   D. Auditors

5. What is a written resolution?
   A. A resolution passed in court
   B. A resolution passed without a meeting ✅
   C. A resolution passed by the board
   D. A rejected resolution

6. Which companies must hold an AGM?
   A. All companies
   B. Private companies
   C. Public companies ✅
   D. Foreign companies only

7. What happens if quorum is not met?
   A. Meeting continues
   B. Meeting is invalid ✅
   C. Meeting is postponed 1 hour
   D. Meeting is canceled permanently

8. How long must meeting minutes be kept?
   A. 3 years
   B. 5 years
   C. 7 years ✅
   D. 10 years

9. Can a proxy vote at a meeting?
   A. No
   B. Yes, if allowed ✅
   C. Only in AGMs
   D. Only directors can vote

10. What is the purpose of a general meeting?
    A. To hire employees
    B. To approve financial decisions ✅
    C. To audit accounts
    D. To register the company